· Muy pocas Empresas capacitan al personal para realizar labores de archivo

· Es frecuente que haya rotación de personal

· No se suelen tener procesos definidos, ni Manuales de Procedimiento

· No hay mapas de archivo

No es muy difícil imaginarse, o recordar, porque seguramente más de una vez te ha pasado. Ese documento, o ese expediente que necesitas con verdadera urgencia, parece que nadie lo ha visto. ¡Parece que se lo tragó la tierra!. Y tú tienes un “deadline”, tienes una fecha y una hora para entregarlo. ¡Uffff, Qué stress!

En México, tradicionalmente se ha tenido una muy baja valoración con respecto al “accountability”. Tal vez se deba a que ha habido una combinación terrible:

· Debilidad del Estado de Derecho

· Corrupción

· Impunidad

Sin embargo, en otros países ese es un escenario muy diferente.

El Gobierno Mexicano ha venido trabajando en importantes Reformas, por ejemplo: Fiscales, del Derecho a la Información, etc. Justamente el año 2018, con Peña Nieto en la Presidencia ya se publicó en el Diario Oficial una Nueva Ley General de Archivo, que sustituyó a la anterior Ley “Federal”. ¿Y cuál es la diferencia entre Federal y General?, pues es tan importante y que sin embargo, a la mayoría de los Empresarios les ha “pasado de noche”. La nueva Ley General

de Archivo tiene muy claramente definidos a los “sujetos obligados”, y tu Empresa puede estar obligada. Así que te sugiero que la busques y la leas. Archiva te puede ayudar.

Si a tus empleados no los capacitas en cualquiera de sus tareas, pues es muy difícil exigirles que las cumplan, ¿no es cierto? Si ellos archivan como “Dios les da a entender…”. Luego sucede que la persona que archivó esos papeles, pues resulta de que ¡ya no está…!

El Archivo es un proceso…como tantos otros que hace tu Empresa. Si tú fabricas un producto, pues debes “planear” muchas cosas, desde la compra y almacenamiento de la materia prima, el manejo de inventarios, etc. Y se tiene “documentado” cada parte del proceso de fabricación, hasta el empaque y la distribución, ¿verdad?. Es posible que tu Empresa hasta haya obtenido “Certificaciones” como ISO-9000, etc. Entonces, las preguntas son: ¿Porqué no siempre está “documentado” el Proceso de Archivo?, ¿Porqué las Descripciones de Puesto, no especifican esas tareas de tus empleados y ejecutivos?. Obviamente, el tema hoy ya no solo tiene que ver con los “papeles”, sino también con el manejo de documentos “digitales”.

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